Ett välskött kundregister är en av de viktigaste tillgångarna i både marknadsföring och försäljning. När uppgifterna är korrekta blir kommunikationen mer träffsäker, kampanjerna mer lönsamma och säljteamet sparar värdefull tid som kan användas till det som faktiskt genererar intäkter. Omvänt kan bristande registervård leda till att tid läggs på fel kontakter, e‑post studsar tillbaka och potentiella affärer går förlorade. Att strukturera arbetet med registervård är därför viktigt för att skapa ordning och hålla informationen aktuell.
Skapa en tydlig rutin för uppdatering
Det första steget i en fungerande registervård är att etablera en regelbunden process för uppdatering. Kunddata förändras hela tiden, personer byter jobb, e‑postadresser slutar fungera och företag omorganiserar sina avdelningar, ja anledningarna kan vara många. Statistik visar att B2B‑register kan tappa upp till 70 % av sin träffsäkerhet på ett år om de inte underhålls på rätt sätt.
För mindre databaser kan en kvartalsvis genomgång vara tillräcklig, medan större register ofta kräver månatlig eller till och med kontroll varannan vecka. Genom att ha en tydlig tidsplan minskar risken att arbetet skjuts upp, vilket leder till att du kan säkerställa att säljavdelningen alltid arbetar med aktuell information.
Kombinera automatisering och manuell kontroll
Ett effektivt registervårdsarbete bygger ofta på en blandning av både automatiska verktyg och manuell granskning. Automatiska valideringsverktyg kan snabbt identifiera ogiltiga e‑postadresser, dubbletter och saknade uppgifter. Men det mänskliga inslaget är fortfarande viktigt för att verifiera svårare fall och för att förstå kontexten bakom datan.
Arbetet kan delas in i flera moment för att underlätta arbetet.
- E‑postvalidering för att säkerställa att adresserna är korrekta och aktiva.
- Deduplicering där dubbla poster tas bort eller slås samman om de skiljer sig åt.
- Databerikning där saknad information fylls i, exempelvis befattning, bransch eller telefonnummer.
När både verktyg och manuell kontroll används ökar träffsäkerheten markant. Studier visar att manuell verifiering kan ha upp till 90 % effektivitet när den kombineras med digitala system.
Fördela ansvar och dokumentera arbetet
Bland vanliga misstag är att registervård lämnas åt en enskild person, kontrollerna sker sporadiskt när man kommer på det eller när man råkar ha en lucka. För att skapa långsiktig ordning behöver ansvaret fördelas tydligt mellan marknad, försäljning och eventuellt kundtjänst. Så med andra ord, alla avdelningar som använder datan bör också bidra till att hålla den uppdaterad på ett eller annat vis.
Det är också klokt att dokumentera processen. Det kan man göra genom att ha tydliga riktlinjer för hur nya kontakter registreras, hur avregistreringar hanteras och hur valideringen går till, blir arbetet enklare att följa upp och vidareutveckla. I många fall ser man att brist på struktur inom detta område är en vanlig orsak till att register snabbt blir röriga, vilket gör dem svårare att använda och hantera, risken är också stor att hela systemet fallerar och man får börja om från ruta ett igen.
Med detta sagt kan man säga att en strukturerad och kontinuerlig registervård är nyckeln till att få ut verkligt värde ur kunddatan. Genom regelbunden uppdatering, en smart kombination av automatiska verktyg och manuell granskning samt tydligt fördelat ansvar kan företaget arbeta mer effektivt, nå rätt personer och skapa bättre resultat av sina marknads- och säljkampanjer.
