En aktuell kunddatabas är avgörande för att marknadsföring och försäljning ska ge resultat. Om informationen är inaktuell leder det till uteblivna svar, onödiga kostnader och förlorade affärsmöjligheter. Särskilt inom B2B kan en databas förlora upp till 70 % av sin precision på bara ett år, eftersom människor byter jobb, e‑postadresser och telefonnummer.
Att uppdatera databasen handlar därför inte bara om att rensa bort felaktigheter, utan också om att förbättra och berika informationen. En välskött databas kan höja svarsfrekvensen, ge tydligare segmentering och göra marknadsföringen mer effektiv.
Säkerställ god datakvalitet
Ett grundläggande steg är att förstå vilka åtgärder som behövs för att hålla databasen i toppskick. Några viktiga begrepp hittar du i listan.
- E‑postvalidering – Kontroll av att e‑postadresser är giltiga och kan ta emot meddelanden. Det minskar risken för studsar och förbättrar leveransgraden.
- Databerikning – Tillför ytterligare information till befintliga poster, som bransch, omsättning eller kontaktpersoner, vilket gör kommunikationen mer träffsäker.
- Deduplicering – Identifierar och tar bort dubbletter så att samma kund inte får flera utskick, vilket sparar pengar och förbättrar kundupplevelsen.
Manuell verifiering av kontaktuppgifter kan vara upp till 90 % effektiv, men blir tidskrävande vid stora volymer. Därför kombineras den ofta med automatiserade verktyg för snabbare och mer exakt kontroll.
Anpassa frekvensen efter databasens storlek
Hur ofta en databas behöver uppdateras beror på dess omfattning och hur snabbt kontaktinformationen förändras. Mindre databaser med några hundra poster kan ofta granskas kvartalsvis, medan större databaser kräver tätare rutiner, månatliga kontroller eller till och med varannan vecka för att hålla kvaliteten på topp.
Ett effektivt arbetssätt är att kombinera löpande uppdateringar vid varje ny kundinteraktion med regelbundna, schemalagda genomgångar. På så sätt säkerställer man att databasen aldrig hinner bli inaktuell.
Data governance och tydligt ansvar
Att uppdatera kunddatabasen är inte bara en teknisk fråga, utan också en organisatorisk utmaning. Framgångsrika företag har tydliga rutiner för data governance, där både marknads- och försäljningsavdelningen delar ansvaret.
Studier visar att 39 % av organisationer upplever bristande datahantering som ett hinder för tillväxt. När ingen äger frågan blir databasen snabbt spretig, med olika versioner av samma kundinformation spridda i flera system. Genom att tydligt fördela ansvar och etablera gemensamma standarder skapas en databas som är både korrekt och användbar.
Vi kan konstatera att en välskött kunddatabas är en levande resurs som driver försäljning och stärker kundrelationer. Med tydliga rutiner, rätt verktyg och fördelat ansvar blir den en av företagets mest värdefulla tillgångar.
